Il ruolo di Assistente di Direzione

Dimentichiamo lo stereotipo della segretaria-dattilografa: oggi l’Assistente di Direzione è una figura manageriale, coinvolta nei processi decisionali e comunicativi, assolutamente strategica per il successo e la riuscita di attività e progetti aziendali.

Office Manager, Personal, Executive, Manager o Administrative Assistant: cominciamo a chiamarla così.

In aziende strutturate c’è anche il/la Chief of Staff 

Uomini o donne? Pur rimanendo ancora un ruolo identificato al femminile, il ruolo è ricoperto da rappresentanti maschili perfettamente nella parte.

Da ruolo di back office a un professione e una carriera vera e propria. Oggi grazie alla Global Skills Matrix sono ben chiari le linee guida per  poter valutare le “accountabilities”  e i KPI della professione

L’Assistente di Direzione affianca il Manager (talvolta più di uno), ne facilita il lavoro prevenendone tutte le esigenze e diventando il suo indispensabile braccio destro: è sempre di più partner nel business dell’azienda, grazie a una visione globale dei processi, delle relazioni e dei flussi di informazione interni all’organizzazione e grazie a una piena consapevolezza delle proprie responsabilità.

• Ascolto
• Spiccate doti organizzative e relazionali
• Proattività
• Problem solving e capacità analitiche
• Capacità di affiancare figure chiave in azienda
• Organizzazione
• Efficienza
• Autonomia
• Precisione
• Capacità di mediazione
• Ottime doti comunicative
• Nervi saldi, buona resistenza allo stress
• Rispetto delle scadenze
• Affidabilità, discrezione e riservatezza
• Team-working

• Organizzazione agenda del Manager
• Gestione corrispondenza
• Funzione di filtro fra le comunicazioni in ingresso ed in uscita
• Organizzazione Business Travel
• Organizzazione meeting e affiancamento al Manager
• Redazione documenti, verbali e modulistica  
• Archiviazione pratiche
• Gestione rapporti con clienti, fornitori, collaboratori, istituzioni
• Gestione budget

• Ottimizzazione dei processi lavorativi
• Creazione di un clima di collaborazione positivo e vantaggioso per l’intera organizzazione
• Applicazione di strumenti e abilità operative utili per accrescere le proprie competenze gestionali, organizzative, relazionali per fronteggiare eventuali situazioni critiche
• Acquisire conoscenze e comportamenti appropriati che permettono di svolgere il proprio ruolo in maniera proficua.

• Laurea e master titoli preferenziali (studi in economia, legge, comunicazione, relazioni pubbliche, lettere o filosofia)
• Conoscenze informatiche e linguistiche (l’inglese è indispensabile)
• Buona cultura di base
• Aggiornamento costante
• Ottime conoscenze informatiche

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Secondo un’indagine di Page Personnel, gli stipendi medi per il ruolo crescono in maniera direttamente proporzionale alle responsabilità. Un livello junior raggiunge di media un range di 28-33mila euro, con l’esperienza e i salti di carriera si arriva anche a cifre importanti: un livello senior si attesta sui 42-44mila (in alcuni settori, anche qualcosa in più), l’Assistente di un CEO può raggiungere i 70 mila euro l’anno. 

Quello dell’Assistente di direzione è un profilo molto ricercato e ha ottime possibilità di carriera.

Non c’è un percorso unico per diventare Assistenti di Direzione. Si inizia come Junior Assistant, si arriva ad affiancare l’Office Manager o a supportare aree dedicate (dalle risorse umane all’ufficio legale), ma si può fare anche una brillante carriera diventando Executive o Personal Assistant.

La disponibilità a trasferte aumenta le chance di essere assunti.

L’età media è intorno ai 35/40 anni, ma ci sono tanti profili più giovani che si avvicinano a questo mestiere.

Mentre anni fa quello della “segretaria” rappresentava il classico Piano B, oggi è voler essere Assistenti di Direzione è diventato un Piano di carriera .

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