Cos'è una Job description?
Una Job description è uno strumento aziendale usato da molti anni per la “descrizione” e la corretta interpretazione delle principali caratteristiche di una posizione lavorativa. In essa ritroviamo, in sintesi, il nome della posizione, le mansioni svolte, il posizionamento gerarchico e le relazioni con le altre funzioni organizzative.
Una Job description è di solito sviluppata partendo da una preliminare Job analysis, volta a comprendere attività, responsabilità e scopo della posizione all’interno dell’organizzazione, insieme alle conoscenze e competenze necessarie per la copertura ideale del ruolo in esame.
All’interno di una Job description, inoltre, possono trovare posto anche i dettagli delle attività previste in un possibile sviluppo di carriera.
Le funzioni di una Job description sono varie e possono spaziare da una fase preliminare di selezione del personale fino a momenti successivi di valutazione o formazione delle proprie risorse.
NEW
Da ottobre 2021 per dare una identità più completa alla professione di Executive Assistant/ Office Manger/ PA etc. si sta passando dalla job description /job title alla Global Skills Matrix, alla matrice delle competenze.
La World Alliance, Associazione mondiale che raggruppa le principali realtà associative, formative e istituzionali nel mondo, di cui anche Secretary.it fa parte, ha definito un nuovo strumento di valore che si focalizzi su 5 livelli e sulle competenze/compiti/funzioni.
Approfondimento
Il quadro di carriera riconosciuto a livello mondiale per i professionisti del ruolo.
Il ruolo di Assistente di Direzione: principali Job description
Ruolo
La Personal Assistant è una figura di supporto ed assistenza, espressamente dedicata al Manager di riferimento, al suo team di lavoro e all’unità operativa coordinata dal Manager.
Responsabilità
- organizza l’agenda degli appuntamenti e degli incontri del Manager e ne gestisce la corrispondenza telematica e cartacea
- organizza viaggi, trasferte e meeting del Manager di riferimento e lo affianca, durante gli stessi, con l’incarico di presenziare e verbalizzare riunioni o incontri
- in assenza del Manager di riferimento, accoglie e intrattiene rapporti professionali con i clienti e ne analizza le esigenze per riferire successivamente
- segue studi e ricerche di settore e realizza report o presentazioni relativi ad esse
- ha delega e potere decisionale in assenza del Manager
- garantisce rapporti con fornitori, clienti e collaboratori
- ha un budget assegnato che è in grado di gestire
- è coinvolta nel processo decisionale e comunicativo per l’area di riferimento del Manager
Skills
Una futura Personal Assistant è in possesso di Diploma o Laurea, ha un’ottima conoscenza della lingua inglese e un buon livello di conoscenza di un’altra lingua europea; inoltre, possiede un’eccellente padronanza dei mezzi informatici.
Completano il profilo un’esperienza pregressa nel ruolo, forte adattabilità e disponibilità, a livello personale, a orari flessibili e trasferte frequenti.
Ruolo
L’Executive Assistant è la figura che supporta il Top Management nella gestione quotidiana delle attività, attraverso compiti di carattere sia organizzativo che esecutivo.
Responsabilità
- organizza e gestisce l’agenda
- redige la corrispondenza e filtra le comunicazioni in ingresso ed in uscita
- organizza appuntamenti, prenotazioni e viaggi
- organizza meeting, riunioni, incontri ed eventuali allestimenti per questi eventi
- predispone presentazioni e altri documenti necessari alle riunioni
- registra e trascrive verbali di riunioni
- conduce ricerche, analizza dati per predisporre documenti e reportistica
- redige testi di carattere istituzionale e promozionale (discorsi, comunicati stampa)
- ricerca ed archivia documenti
Skills
Il ruolo dell’Executive Assistant richiede il possesso di un Diploma di maturità linguistica o una Laurea in materie umanistiche.
Ha ottime conoscenze linguistiche, padroneggia perfettamente i principali tools informatici e ha maturato una significativa ed estesa esperienza nel ruolo all’interno di contesti organizzativi multinazionali.
Completano il profilo eccellenti capacità organizzative e di relazione ad alti livelli, spirito d’iniziativa e problem solving, diplomazia e riservatezza.
Ruolo
L’Office Manager si occupa di supervisionare e organizzare tutte le attività segretariali e amministrative di un pool di collaboratori affidati a lei, in modo da facilitare le differenti attività quotidiane dell’ufficio.
Le attività dell’Office Manager variano molto in funzione del contesto all’interno del quale la risorsa opera ma generalmente, si possono ricondurre a una serie di compiti di coordinamento e di gestione.
Responsabilità
- coordina le attività dell’ufficio e distribuisce gli incarichi fra le persone che collaborano in misura equa e coerente con la loro preparazione
- monitora lo stato di avanzamento dei lavori e applica dei correttivi se necessario
- supervisiona le attività amministrative, registra le spese sostenute dall’ufficio e gestisce il budget affidatole
- organizza e presiede meeting con lo staff
- gestisce il personale che le viene affidato occupandosi dello sviluppo professionale e dell’inserimento di nuove risorse, se necessario
- organizza corsi di formazione
Skills
La futura Office Manager deve essere in possesso di Diploma di maturità o Laurea, esperienza nel ruolo ed ottima conoscenza di almeno una lingua straniera.
Completano il profilo buone doti organizzative e comunicative, attitudine al problem solving e capacità di coordinamento e gestione delle risorse.
Ruolo
L’HR Assistant è la figura di supporto all’HR Manager. Si occupa delle attività gestionali e operative nell’ambito dell’ufficio risorse umane con particolare riferimento alla ricerca e selezione del personale, all’accoglienza e inserimento dei nuovi assunti e alla formazione dei dipendenti.
Responsabilità
- si confronta con l’HR Manager nella analisi e valutazione delle esigenze organizzative
- redige e pubblica annunci, organizza colloqui, cura il processo di selezione con test e interviste, gestisce il data base e l’archivio dei candidati
- offre consulenza e supporto su questioni amministrative
- predispone piani di formazione con l’ausilio di partner e società esterne
- prepara la documentazione necessaria per assunzioni e trasformazioni contrattuali
- gestisce questioni sensibili e riservate delle risorse aziendali e porta all’attenzione dell’HR Manager eventuali problematiche riguardanti il personale
- risponde e gestisce le richieste del management e dei dipendenti
- conduce ricerche raccogliendo dati per predisporre reports e statistiche
Skills
La futura HR Assistant possiede Diploma o Laurea in materie umanistiche, ha un’ottima conoscenza della lingua inglese ed una buona padronanza dei sistemi informatici. Completano il profilo una discreta conoscenza dell’ambito delle risorse umane, doti di riservatezza e precisione.
Ruolo
La Communication Assistant garantisce che i comunicati aziendali vengano offerti al pubblico in una modalità comunicativa chiara, professionale e coerente con le guidelines aziendali. Rappresenta il supporto dell’area delle Pubbliche Relazioni.
Responsabilità
- redige comunicati stampa e verifica l’esattezza e la coerenza degli stessi
- sostiene il lavoro del Responsabile delle Pubbliche Relazioni attraverso vari compiti amministrativi
- gestisce il sistema di archiviazione e dati secondo le politiche aziendali
- gestisce un pacchetto clienti aziendale
Skills
La futura Communication Assistant è in possesso di un Diploma o una Laurea in Comunicazione o Giornalismo.
Completano il profilo un’ottima capacità dialettica e di esposizione scritta dei contenuti istituzionali. Il profilo professionale richiede una forte attenzione ai dettagli, attenzione e sensibilità alle varie forme di comunicazione e alle tendenze del mercato e ottime capacità relazionali esterne.
Ruolo
La Marketing Assistant è la figura che supporta il Marketing Management, stabilendo e migliorando gli elementi necessari per la crescita dell’azienda attraverso lo sviluppo delle strategie di marketing.
Responsabilità
- garantisce un appropriato utilizzo, in termini di comunicazione, dei marchi e brands dell’azienda
- supporta le fasi di studio e analisi dell’ufficio marketing
- organizza eventi e si adopera per la buona riuscita degli stessi coordinando azioni esterne e contatti con i fornitori di riferimento
- offre supporto creativo all’ufficio marketing contribuendo ad aumentare la visibilità e il posizionamento qualificato del reparto
- ottiene l’approvazione degli imprenditori per il rimborso dei finanziamenti richiesti
Skills
La futura Marketing Assistant è in possesso di Diploma o Laurea, ha un’ottima conoscenza della lingua inglese e di una seconda lingua straniera e un’eccellente padronanza nell’uso delle più moderne tecnologie informatiche compreso il ricorso ai principali social network.
Completano il profilo apprezzabili doti creative e di iniziativa, abilità relazionali e conoscenza del mercato di riferimento.
Ruolo
Supporta il Direttore Commerciale e gli altri account del settore vendite
Responsabilità
- gestione agenda del Manager di riferimento, prenotazione viaggi e organizzazione meeting
- gestione dell’ufficio e delle relazioni con i clienti per garantire la massima soddisfazione di questi ultimi
- confronto costante con il Manager di riferimento per ogni problematica o difficoltà dovesse verificarsi sui nuovi prodotti o clienti
- organizzazione delle attività amministrative necessarie a raggiungere gli obiettivi di vendita
- mantenimento e aggiornamento dei contatti con i clienti su tematiche di natura commerciale
- raccolta e analisi delle esigenze del cliente per trasformarle in specifiche da sottoporre agli analisti
- supporto costante alle attività di vendita, predisponendo le informazioni necessarie e agendo come referente tra i vari settori coinvolti
Skills
La futura Assistente Commerciale possiede un Diploma di maturità o Laurea ed eccellenti competenze linguistiche (ottimo inglese con almeno una seconda lingua straniera).
Completano il profilo precedenti esperienze in ambito commerciale, ottime capacità organizzative e relazionali, capacità di negoziazione e diplomazia.
