Informativa Privacy registrazione

Privacy Policy. Informativa all’Utente Registrato al sito www.secretary.it sul trattamento dei dati personali ex artt. 13-14 Regolamento 2016/679 (UE)

1. Titolare del Trattamento

Secretary.it S.r.l., in persona del suo legale rappresentante, con sede legale in Piazza Sant’Agostino n. 2, 20123 Milano (MI), Cod. Fisc. e P.IVA 03352030963 (nel seguito, “Secretary.it” o “Titolare del trattamento”), nella sua qualità di Titolare del trattamento, attribuisce la massima importanza alla protezione dei dati personali dell’Utente Registrato al Sito www.secretary.it (nel seguito, il “Sito”) e, ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 13-14 del Regolamento UE 2016/679 (nel seguito “GDPR”), desidera informare l’Utente Registrato riguardo a quali dati vengono raccolti in fase di registrazione e creazione dell’Account Personale, a come vengono trattati, quale condizione rende lecito il trattamento e per quanto tempo conserverà i suoi dati. Il trattamento sarà costantemente improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della sua riservatezza e dei suoi diritti.

2. Dati trattati

Secretary.it raccoglie, direttamente dall’Utente Registrato al sito www.secretary.it, quale soggetto Interessato al trattamento, le seguenti categorie di dati comuni, in base alle finalità perseguite e come meglio precisate nella presente informativa:

  • 2.1 dati anagrafici e di contatto, quali: nome e cognome, data di nascita, sesso, codice di avviamento postale identificativo del luogo di residenza o domicilio, ragione o denominazione sociale, indirizzo e-mail e numero di cellulare; 
  • 2.2 riferimenti aziendali, dati relativi alla situazione lavorativa, alla formazione, al titolo di studio;
  • 2.3 l’immagine dell’Utente Registrato, laddove da questi caricata sul Sito;
  • 2.4 il collegamento al profilo Linkedin dell’Utente Registrato, laddove da questi indicato;
  • 2.5 dati relativi alla registrazione al Sito, all’attivazione, all’accesso ed all’utilizzo dell’Account personale;
  • 2.6 dati di navigazione sul Sito, come indicati nell’apposita Informativa all’Utente del Sito;
  • 2.7 dati di acquisto, relativi all’acquisto di prodotti e servizi resi da Secretary.it sul o per il tramite del Sito e dati di pagamento.

3. Finalità e base giuridica del Trattamento, periodo di conservazione

Secretary.it tratta i dati dell’Utente Registrato per le seguenti finalità:

3.1 per finalità di creazione e gestione dell’Account Personale: per la creazione e l’accesso, mediante credenziali personali (username e password) dell’Utente Registrato all’Account Personale tramite il sito www.secretary.it, per identificarlo ed assisterlo in caso di difficoltà d’accesso all’Account ovvero per impostare le sue scelte in materia di consensi Privacy.

3.2 Per finalità di ricezione e riscontro delle richieste di informazione ed assistenza: per poter ricevere le comunicazioni dell’Utente Registrato così come per poter fornire assistenza ed inviare comunicazioni, con le modalità descritte nei Termini e Condizioni per la Registrazione al Sito e la creazione di un Account Personale.
Periodo di conservazione: i dati personali raccolti per le finalità di cui ai punti 3.1 e 3.2 verranno conservati da Secretary.it per tutta la durata della registrazione dell’Utente Registrato al Sito, fatta salva la sua richiesta di cancellazione dell’Account personale, salvo non debbano essere conservati per ulteriori finalità e, nel caso, fatti salvi i diversi termini di conservazione previsti dalla Legge. 
La base giuridica del trattamento per le finalità di cui ai punti 3.1 e 3.2, ai sensi dell’art. 6.1, lett. b) GDPR, è la necessità di dare esecuzione ad un contratto di cui l’Interessato è parte.

3.3 Per finalità amministrative, contabili e legali connesse alla gestione del rapporto contrattuale: per tutte le finalità amministrative, contabili, di programmazione delle attività e, comunque, previste dalla normativa vigente, a qualunque titolo connesse alla gestione ed all’esecuzione dei rapporti contrattuali tra l’Utente Registrato e Secretary.it, ivi compresa l’iscrizione e la partecipazione ad eventi organizzati da Secretary.it, l’invio di conferma e promemoria di iscrizione ad eventi.
La base giuridica del trattamento per le finalità di cui al punto 3.3 è la necessità di adempiere ad un contratto del quale l’Interessato è parte, oltre alla necessità di adempiere agli obblighi previsti dalla normativa nazionale e sovranazionale ai sensi dell’art. 6.1 lett. c) GDPR.
Periodo di conservazione: i dati personali raccolti per le finalità di cui al punto 3.3 verranno conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile.

Per tutte le suddette finalità (di cui ai punti 3.1, 3.2 e 3.3) il conferimento dei dati è obbligatorio. Il rifiuto di fornire i dati non consente all’Utente Registrato di registrarsi al Sito e di creare il proprio Account Personale, non consente all’Utente di iscriversi e di partecipare ad aventi organizzati da Secretary.it e non consente, altresì, l’adempimento agli obblighi di Legge gravanti sul Titolare del trattamento.

3.4 Per finalità di marketing: previo consenso, Secretary.it utilizzerà i dati dell’Utente Registrato per inviare comunicazioni commerciali tramite telefono, posta cartacea e/o con modalità di contatto automatizzate, quali posta elettronica, sms, notifiche tramite app e messaggistica istantanea. Le comunicazioni commerciali potranno riguardare prodotti e servizi resi da Secretary.it sul o per il tramite del Sito quali, a titolo esemplificativo, corsi di formazione, convegni, eventi divulgativi, culturali o commerciali organizzati o pubblicizzati da Secretary.it

3.5 Per finalità di profilazione: previo consenso, Secretary.it utilizzerà i dati dell’Utente Registrato per creare un profilo Utente ed esaminare le sue preferenze, le sue abitudini, i prodotti e/o i servizi acquistati, anche al fine di inviare comunicazioni commerciali personalizzate in base agli interessi manifestati.
La base giuridica del trattamento per le finalità di cui ai punti 3.4 e 3.5 risiede nel consenso dell’Interessato, esplicitamente reso per tali finalità, facoltativo e revocabile in qualsiasi momento a norma dell’art. 6.1 lett. a) GDPR.
Periodo di conservazione: dati raccolti per le finalità di cui ai punti 3.4 e 3.5 sarà di 24 mesi dalla registrazione dell’Utente al Sito.

3.6 Per finalità di prevenzione e repressione: Secretary.it utilizzerà, all’occorrenza, i dati dell’Utente Registrato per finalità di prevenzione e repressione di frodi, abusi, attività fraudolente eventualmente realizzate tramite il Sito.
La base giuridica del trattamento risiede nell’interesse legittimo ai sensi dell’art. 6.1 lett. f) GDPR.
Periodo di conservazione: i dati raccolti secondo i canali tradizionali saranno conservati per un periodo massimo di 5 anni; i dati trattati per finalità di prevenzione e repressione di frodi, abusi, attività fraudolente realizzate tramite il Sito saranno conservati per un periodo massimo di 180 giorni.

3.7 Per finalità di accertamento, esercizio o difesa di diritti: Secretary.it utilizzerà, all’occorrenza, i dati dell’Utente Registrato per accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare del trattamento in sede di reclamo, azione, risoluzione giudiziale e/o stragiudiziale.
La base giuridica del trattamento risiede nell’interesse legittimo, ai sensi dell’art. 6.1 lett. f) GDPR.
Periodo di conservazione: i dati dell’Utente Registrato trattati per le finalità di cui al punto 3.6 saranno conservati per tutta la durata del reclamo, dell’azione o della risoluzione giudiziale e/o stragiudiziale, sino allo spirare dei termini di esperibilità delle azioni di tutela giudiziali e/o dei mezzi di impugnazione.

Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i dati saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e di backup.

4. Soggetti autorizzati al trattamento dei dati

I dati dell’Utente Registrato saranno trattati dal personale del Titolare del trattamento, addetto alle funzioni aziendali deputate al perseguimento delle finalità sopra indicate, espressamente autorizzato al trattamento ed adeguatamente munito di istruzioni operative.

5. Soggetti a cui i dati possono essere comunicati

I dati dell’Utente Registrato potranno essere comunicati a soggetti esterni, operanti in qualità di Titolari del trattamento quali: banche ed istituti di credito, autorità di vigilanza e di controllo ed ogni soggetto pubblico legittimato, come l’autorità giudiziaria e/o di pubblica sicurezza, società controllanti/controllate o, comunque, del gruppo, per finalità amministrative interne.
I dati dell’Utente Registrato potranno, inoltre, essere trattati per conto del Titolare del trattamento da soggetti esterni debitamente nominati “Responsabili del trattamento”, quali: società controllanti/controllate o, comunque, del gruppo per servizi infragruppo; consulenti e liberi professionisti, anche in forma associata; società che erogano servizi informatici (manutenzione, hosting, e-mailing, invio di sms, invio di notifiche push e messaggistica istantanea); società esterne di digital marketing; società che erogano servizi di postalizzazione.
Previo consenso, i dati dell’Utente Registrato potranno essere comunicati a soggetti terzi, quali: società e professionisti, partner o sponsor degli eventi organizzati da Secretary.it cui l’Utente Registrato si iscrive, per finalità di invio di comunicazioni commerciali.

6. Diffusione dei dati

Previo consenso, i dati dell’Utente Registrato, potranno essere diffusi mediante pubblicazione, in qualsiasi forma, sul Sito, così come su canali social (Facebook, YouTube, LinkedIn, Instagram, Twitter) gestiti da o per conto di Secretary.it, a mezzo stampa quotidiana e periodica, anche elettronica, ovvero a mezzo presentazioni cartacee, audio e video. 

7. Diritti dell’Interessato

Il GDPR sancisce una serie di diritti in favore dell’Interessato al trattamento il quale ha, pertanto, il diritto di ottenere la cancellazione (diritto all’oblio), la limitazione, l’aggiornamento, la rettificazione, la portabilità, l’opposizione al trattamento dei suoi dati personali e, in generale, può esercitare tutti i diritti previsti dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 del GDPR. In particolare, l’Interessato ha diritto:
a) di ottenere: la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
b) di effettuare reclamo presso l’Autorità di controllo (Garante Privacy);
c) di ottenere l’indicazione:

  • dell’origine dei suoi dati personali trattati dal Titolare del trattamento;
  • delle finalità e delle modalità del trattamento;
  • della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
  • degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art.5, co.2, GDPR;
  • dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o di incaricati.

d) di ottenere:

  • l’aggiornamento, la rettificazione, ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei suoi dati;
  • la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di Legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
  • l’attestazione che le attività di cui al presente articolo sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
  • la portabilità dei suoi dati.

e) di opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei suoi dati:

  • per motivi legittimi, al trattamento dei suoi dati personali ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
  • in ogni caso, al trattamento dei suoi dati personali a fini di invio di materiale pubblicitario, di vendita diretta, per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazioni commerciali.

Di seguito il link per accedere alla pagina del sito del Garante della Privacy, ove sono pubblicati i modelli, con cui gli Interessati possono esercitare i propri diritti. L’indirizzo del sito dell’Autorità Garante è il seguente: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/2014184

Secretary.it informa l’Interessato che l’opposizione alla raccolta, all’elaborazione o all’utilizzo dei suoi dati da parte del Titolare del trattamento potrebbe comportare l’impossibilità di fruire, in tutto o in parte, dei contenuti così come dei servizi resi da Secretary.it sul o per il tramite del Sito. 

L’Interessato può esercitare i suoi diritti scrivendo all’indirizzo all’indirizzo PEC amministrazione.secretary@pec.it o e-mail info@secretary.it ovvero inviare una lettera raccomandata a Secretary.it S.r.l., con sede legale in Piazza Sant’Agostino n. 2, 20123 Milano (MI).

Ultima modifica in data 29/05/2020