Annuncio di lavoro

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Executive Assistant

rif. SE/21020

Milano

Full time

Job description

Il candidato faciliterà in modo riservato e attento il coordinamento e la comunicazione tra il Direttore Generale, il suo team e le altre Funzioni aziendali, mantenendo una visione d’insieme sui progetti.

Le responsabilità dell’Executive Assistant includono:

  • La gestione dell’agenda, delle spese, l’organizzazione dei viaggio in collaborazione con l’agenzia di viaggi esterna;
  • La produzione e l’analisi di relazioni e di presentazioni aziendali.

Nello specifico il ruolo presuppone le seguenti attività:

  • Supportare il coordinamento tra il GM e gli altri referenti interni ed esterni;
  • Gestire l’agenda, coordinare, confermare e organizzare gli incontri;
  • Gestire la corrispondenza e le richieste gestendo le priorità;
  • Rispondere alle telefonate gestendo le priorità e le urgenze;
  • Elaborare comunicazioni e presentazioni secondo le indicazioni ricevute;
  • Prendere appunti e preparare verbali delle riunioni;
  • Preparare report periodici sulle spese;
  • Organizzare trasferte e viaggi;
  • Supportare la gestione dell’ufficio.

Questo ruolo è adatto per una persona ben organizzata, capace di muoversi in contesti organizzativi complessi, con grandi capacità di gestione del tempo, buone capacità analitiche ed in grado di agire in modo autonomo e attento alle circostanze.  

La sede di lavoro è Milano

Pacchetto retributivo commisurato all’esperienza maturata

 

Skills

Il ruolo richiede di possedere le seguenti caratteristiche:

  • Almeno 8-10 anni di esperienza lavorativa come Executive Assistant, Personal Assistant o ruolo analogo per il Top Management;
  • Ottima conoscenza di MS Office (principalmente Excel, PowerPoint e Word) e conoscenza di strumenti di video conferencing (Teams, Zoom, ecc…);
  • Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità;
  • Buona capacità di gestione di office ed e-tools (es. calendari elettronici);
  • Ottime capacità di comunicazione verbale e scritta sia in italiano che in inglese;
  • E’ gradita la conoscenza anche di altre lingue;
  • Sapersi muovere in contesti organizzativi complessi;
  • Discrezione e riservatezza;
  • Risoluzione dei problemi e proattività;

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